Retningslinjer for kundens personvern

Omfang og hensikt

Disse retningslinjene gjelder Volvo Car-gruppens (heretter kalt "Volvo Cars" eller "vi") behandling av kundens personlige informasjon.

Hensikten med disse retningslinjene er å gi våre nåværende, tidligere og potensielle kunder (heretter kalt "kunder" eller "du") en generell forståelse av:

– under hvilke omstendigheter vi samler inn og behandler dine personopplysninger

– den typen personopplysninger vi samler inn

– årsakene til at vi samler inn dine personopplysninger og

– hvordan vi behandler dine personopplysninger

Engasjement

Behandlingen av dine personopplysninger er en viktig del av det vi tilbyr deg av produkter og tjenester. Vi setter pris på den tilliten du viser oss når du gir oss tilgang til dine personopplysninger, og anser ditt personvern som en essensiell del av de tjenester vil har å tilby.

For å sikre dine personopplysninger og på samme tid øke verdien for kunden og kunne tilby en bedre og tryggere kjøreopplevelse, følger vi følgende fem generelle prinsipper.  

Valgfrihet

Dine personopplysninger tilhører deg. Vi bestreber oss på å ikke anta noe når det gjelder dine preferanser om personvern, og har som mål å tilrettelegge våre tjenester slik at du kan velge om du vil gi oss dine personopplysninger.

Balanse mellom interesser

Der behandling av dine personopplysninger er nødvendig for å følge opp en legitim interesse, og der denne interessen oppveier nødvendigheten av å beskytte ditt personvern, kan det hende vi vil behandle visse personopplysninger uten å få din uttrykkelige tillatelse. Se avsnittet om "samtykke" nedenfor for mer informasjon.

Vi vil vurdere om en slik legitim interesse eksisterer basert på den mulige nytten (inkludert sikkerheten) for våre kunder og allmenheten.

Proporsjonalitet

Volvo Cars bestreber seg på bare å behandle personopplysninger som er adekvate, relevante og ikke for omfattende når det gjelder den hensikten de er samlet inn for.

Vi har som mål å anonymisere dine personopplysninger når en funksjon eller tjeneste kan utføres med anonymiserte data. Hvis vi kombinerer anonymiserte eller upersonlige opplysninger med dine personopplysninger, vil disse bli behandlet som personopplysninger så lenge de kombineres.

Åpenhet

På forespørsel vil Volvo Cars gi deg mer informasjon om vår behandling av dine personopplysninger; denne informasjonen kan inneholde utdrag av interne direktiver og retningslinjer.

Juridisk samsvar

I samsvar med Volvo Cars retningslinjer følger gruppen gjeldende lover, regler og bestemmelser som omhandler personvern og beskyttelse av data i alle de land der vi har virksomhet. Når det er nødvendig, vil vi justere vår behandling av personopplysninger som beskrevet i disse retningslinjene for å være sikre på at vi følger lovverket.

Nyttige definisjoner

De følgende vilkår, som er fulgt i alle disse retningslinjene, har betydningen fastsatt i EU-direktiv 95/46/EF om beskyttelse av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger. I samsvar med dette

betyr "datakontrollør" den naturlige eller juridiske personen, offentlig myndigheten, organet eller enhver annen enhet som alene eller sammen med andre bestemmer hensikten og måten personopplysninger behandles på;

"databehandler" betyr en naturlig eller juridisk person, offentlig myndighet, organ eller enhver annen enhet som behandler personopplysninger på vegne av kontrolløren;

"personopplysninger" betyr all informasjon som gjelder en identifisert eller identifiserbar fysisk person ("dataperson"); en identifiserbar person er en person som direkte eller indirekte kan identifiseres, særlig ut fra et identifikasjonsnummer eller en eller flere faktorer som er spesifikke for personens fysiske, fysiologiske, mentale, økonomiske, kulturelle eller sosiale identitet;

"behandling" betyr enhver operasjon eller ethvert sett av operasjoner som blir utført, elektronisk eller ikke, med personopplysninger, så som innsamling, registrering, organisering, lagring, tilpasning eller endring, uthenting, søk etter, bruk, offentliggjøring ved oversending, spredning eller annen tilgjengeliggjøring, oppstilling eller kombinering, sperring, sletting eller tilintetgjørelse; og

"sensitive personopplysninger" betyr personopplysninger som avslører rasemessig opprinnelse, politiske oppfatninger eller religiøs eller annen tro, medlemskap i fagforeninger og behandling av opplysninger som gjelder helse og seksualliv. 

Innsamling av opplysninger

Du kan gi oss informasjon om deg selv eller kjøretøyet ditt når du bruker Volvo Cars tjenester i eller utenfor et kjøretøy eller i annen kontakt med Volvo Cars, for eksempel via våre nettsteder eller kundesentre. Vi kan også innhente slike opplysninger fra våre autoriserte forhandlere og verksteder og annen tredjepart. Slike data ("personopplysninger oppgitt av kunden") kan være

– din kontaktinformasjon (navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, osv.)

– demografisk informasjon (alder, ekteskapelig status, husstandens sammensetning osv.)

– informasjon om kjøretøyet (kjøretøyets understellsnummer (VIN), modell, innkjøpsdato, servicehistorikk osv.)

– posisjonsdata registrert på bakgrunn av dine aktiviteter (navigasjonsassistanse, søkeforespørsler, deling av posisjonsdata osv.) og

– data som gjelder dine kjøp og bruk av våre produkter og tjenester (kundepreferanser og innstillinger, kjøpshistorikk, Volvo-ID, My Volvo osv.)

Kjøretøyet ditt vil også automatisk registrere data om kjøretøyet og dets omgivelser, først og fremst av teknisk natur og ikke direkte forbundet med deg som person. Slike data ("data registrert av kjøretøyet") er vanligvis knyttet til kjøretøyets understellsnummer (VIN) og kan derfor spores tilbake til deg. Data registrert av kjøretøyet kan inneholde

– sikkerhetsinformasjon (om kollisjonsputer eller beltestrammere har blitt utløst, om dører og vinduer er låst/lukket eller åpnet, osv.)

– status for systemfunksjoner (motor, gasspjeld, styring og bremser, osv.)

– kjøredata (kjøretøyets hastighet, bruk av bremse- og gasspedal, rattbevegelser, osv.)

– posisjons (bilens posisjon ved kollisjon osv.) og

– omgivelsesdata (temperatur utenfor kjøretøyet, bilder osv.)

Informasjon om visse data som registreres av kjøretøyet, er også tatt med i førerhåndboken.

Vi er ekstra forsiktige, og tar ekstra forholdsregler, hvis og når vi innhenter og behandler sensitive personopplysninger, som påkrevd ved gjeldende lovverk. I den utstrekning personnummer og kredittkortnummer lagres av Volvo Cars, er slik informasjon også ansett som sensitiv. For å unngå enhver tvil, har vi også merket oss at gjeldende lovverk kan kreve at andre slags data også skal behandles som sensitive personopplysninger. Det gjeldende lovverket kan også begrense muligheten til å behandle posisjonsdata i visse land.

Merknad

Når det er rimelig praktisk sett eller påkrevd ved gjeldende lovverk, vil vi, når vi innhenter eller registrerer dine personopplysninger, gi deg (i) særlig informasjon om hensikten med å behandle dine personopplysninger, (ii) datakontrollørens identitet, (iii) identiteten til enhver tredjepart som dine data vil bli gjort tilgjengelige for, og (iv) annen informasjon som måtte være nødvendig for å være sikker på at dine rettigheter er ivaretatt.

Informasjonen nevnt ovenfor kan for eksempel oppgis når du kjøper et kjøretøy, i kjøretøyets infotainmentsystem, i mobilapplikasjoner utviklet av Volvo Cars, på www.volvocars.no eller på annen måte når du inngår en avtale med Volvo Cars.

Samtykke

Der det er rimelig praktisk sett eller påkrevd ved gjeldende lovverk, vil vi be om din tillatelse før vi innhenter eller bruker dine personopplysninger. Henvendelsen for å få din tillatelse vil være tydelig, og gi deg et rimelig grunnlag for å ta en beslutning. Din tillatelse kan alltid tilbakekalles, for eksempel ved å avslutte en spesiell tjeneste eller ved å ta kontakt med Volvo Cars på den adressen som er oppgitt i avsnittet om informasjon og tilgang nedenfor.

Innhenting og bruk av kjøretøyregistrerte data kan være nødvendig for at (i) teknikere skal kunne utføre feilsøking på og reparere feil på kjøretøyene i forbindelse med service og vedlikehold av kjøretøyer, (ii) Volvo Cars produktutvikling, for eksempel styrking av kjøretøyets kvalitet og sikkerhetsfunksjoner, (iii) ved behandling av Volvo Cars garantiarbeid og (iv) oppfyllelse av lovbestemte krav.

Når kjøretøyregistrerte data blir innhentet eller brukt, og når lignende interesser følges opp av Volvo Cars, vil vi vanligvis ikke be om tillatelse dersom dette ikke er nødvendig i hvert enkelt tilfelle, eller påkrevd ved det gjeldende lovverket.

Autoriserte forhandlere og verksteder for Volvo Cars

Volvo Cars legger vekt på å etterleve strenge regler om datavern i kontraktene med autoriserte forhandlere og verksteder. Merk imidlertid at Volvo Cars og deres autoriserte forhandlere og verksteder er separate juridiske enheter, og at vi vanligvis ikke er ansvarlige hvis slike foretak ikke følger det gjeldende lovverket. Hvis du har spørsmål som gjelder din forhandlers eller ditt verksteds bruk av dine personopplysninger, må du ta direkte kontakt med forhandleren eller verkstedet. 

Applikasjoner fra tredjepart

Du kan ha tilgang til applikasjoner og andre tjenester i forbindelse med ditt kjøretøy som tilbys av tredjepart, som, for eksempel, kan kreve overføring av posisjonsdata og andre data som er registrert hos tredjepart. Volvo Cars er ikke ansvarlig for innhenting eller bruk av personopplysninger i applikasjoner eller tjenester fra tredjepart, og anbefaler at du går nøye gjennom de gjeldende vilkår og forhold (og alle erklæringer om personvern) med hensyn til slik bruk eller slike tjenester før du bruker disse. Vennligst ta direkte kontakt med tredjeparten hvis du har spørsmål om en bestemt tredjeparts bruk av dine personopplysninger.

Databruk

Personopplysninger som Volvo Cars innhenter om deg og kjøretøyet, vil bli brukt

– til å tilby deg produkter og tjenester, inkludert å bekrefte om er berettiget til visse kjøp og tjenester, og samt for å gi deg bedre tilbud og opplevelser

– for å gi deg informasjon om oppdateringer om eller endringer i produkter og tjenester, inkludert, men ikke begrenset til, våre vilkår og betingelser og retningslinjer

– for å gi deg informasjon om nye produkter, tjenester og begivenheter

– for å gi støtte og tjenester knyttet til kjøretøyet (garantiservice, informasjon om tilbakekalling, osv.)

– i produktutviklingsøyemed, for eksempel for å forbedre kjøretøyets ytelse, kvalitet og sikkerhet

– for å evaluere og forbedre vårt tilbud til og kommunikasjon med kunder og

– for å overholde lovfestede krav

Ved de fleste databehandlingsoperasjonene kan du velge bort vår bruk av personopplysninger ved å oppdatere dine preferanser, avslutte en særskilt tjeneste, tilbakekalle din godkjenning av databehandlingen ved å kontakte Volvo Cars på den adressen som er oppgitt i avsnittet om "informasjon og tilgang" nedenfor, eller som vår veiledning ellers viser til. Men du kan vanligvis ikke velge bort behandlingen av dine personopplysninger, med mindre gjeldende lovverk tilsier det:

– når det gjelder visse typer innhenting og viderebehandling av dine kjøretøyregistrerte data (se avsnittet om "samtykke" over)

– som vi utfører for å sende deg viktige meldinger, som endringer i våre vilkår og retningslinjer, eller ved tilbakekalling av produkter og

– som vi utfører for å overholde våre juridiske forpliktelser.

Oppbevaring

Vi vil bare oppbevare dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for å kunne oppfylle formålet angitt i disse retningslinjene, eller av andre grunner som du er blitt informert om.

Dette innebærer at når du har sagt deg enig i at vi behandler dine personopplysninger, vil vi beholde opplysningene i samsvar med den godkjenningen som er gitt og/eller til du tilbakekaller ditt samtykke. Hvis du har tilbakekalt ditt samtykke, kan vi likevel beholde visse personopplysninger i den perioden som er nødvendig for at vi skal kunne overholde våre juridiske forpliktelser og forsvare oss ved juridiske tvistemål. Hvis vi ikke har fått din tillatelse til å behandle opplysningene dine, vil disse bare bli oppbevart i et så langt tidsrom som lovverket tillater.

Datakvalitet

Når vi behandler dine personopplysninger, bestreber vi oss på å være helt sikre på at de er nøyaktige og oppdaterte. Vi vil prøve å slette eller korrigere personopplysninger som er uriktige eller ufullstendige. Vennligst les avsnittet om informasjon og tilgang nedenfor for mer informasjon om din rett til å sikre at de personopplysningene vi har om deg, er nøyaktige.

Informasjon og tilgang

Som angitt i merknaden ovenfor, kan det hende at vi vil gi deg særskilt informasjon om vår behandling av personopplysninger når vi innhenter eller registrerer slike opplysninger.

Én gang i året har du rett til å be om, og få uten kostnad, informasjon om (i) hva slags personopplysninger vi behandler i forbindelse med deg, (ii) hvor personopplysningene er innsamlet, (iii) hensikten med behandlingen og (iv) hvilke mottakere eller kategorier av mottakere disse personopplysningene deles med. Forespørsler om slik informasjon må gjøres skriftlig, være underskrevet av deg og inneholde informasjon om navn, adresse og, helst, din e-postadresse. Du har også rett til å be om at vi korrigerer, blokkerer eller sletter uriktige opplysninger om deg. Forespørsler må sendes til Volvo Car Corporation, merk: The Data Protection Officer, SE-405 31 Göteborg, Sverige.

Din forespørsel vil bli behandlet raskt og korrekt. Forespørsler om å slette personopplysninger vil bli behandlet i samsvar med det gjeldende lovverket. Når det gjeldende lovverket krever et administrasjonsgebyr for etterkommelse av en slik forespørsel, kan gebyret innkreves av Volvo Cars.

I tillegg kan du muligens få tilgang til en oversikt over visse personopplysninger fra deg som Volvo Cars har, for å oppdatere opplysningene ved å logge deg inn på din My Volvo-konto.

Sikkerhet

Volvo Cars bestreber seg på å iverksette nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte dine personopplysninger mot utilsiktet eller ulovlig ødeleggelse, utilsiktet tap eller endring, uautorisert videreformidling eller tilgang og enhver annen ulovlig form for behandling. Vi har som mål å passe på at sikkerhetsnivået og de metodene som brukes til å beskytte dine personopplysninger, er hensiktsmessige når det gjelder den risikoen typen og bruken av personopplysninger medfører.

Videreformidling til tredjepart

Volvo Cars kan dele dine personopplysninger

– med Volvo Cars-enheter

– med autoriserte forhandlere og verksteder for Volvo Cars i den hensikt å sende ut tilbud om produkter og tjenester og annen kommunikasjon med deg

– med leverandører av tjenester til Volvo Cars i samsvar med avtaler om databehandling (som påkrevd ved lov)

– med andre forretningspartnere i den hensikt å distribuere tilbud om produkter og tjenester og annen kommunikasjon til deg, eller i forsknings- og utviklingsøyemed

– i forbindelse med salg eller overføring av en Volvo Cars-enhet eller dens aktiva

– som påkrevd ved lov, for eksempel i forbindelse med en forespørsel fra myndighetene, en tvist eller andre typer juridiske prosesser eller forespørsler og

– når vi, i god tro, mener at videreformidling er nødvendig for å beskytte våre rettigheter, for eksempel for å undersøke mulige overtredelser av våre vilkår og betingelser, eller for å oppdage, forhindre eller avsløre bedrageri eller andre sikkerhetsproblemer.

En Volvo Cars-enhet som er datakontrollør for dine personopplysninger, vil vanligvis bare videreformidle dine personopplysninger til tredjepart hvis den har fått din tillatelse til å gjøre det. Vi kan imidlertid dele dine personopplysninger uten din godkjenning hvis vi ikke anser din godkjenning som nødvendig i hver enkelt sak eller at din godkjenning er påkrevd ifølge lov, i følgende situasjoner:

– kjøretøyregistrerte data som er behandlet i en annen hensikt enn å sikre eller utvikle våre produkter og tjenester for å forholde oss til våre juridiske forpliktelser

– overføring av dine personopplysninger mellom Volvo Cars-enheter

– overføring av dine personopplysninger til leverandører som yter interne tjenester til Volvo Cars

– i situasjoner der videreformidling er lovbestemt, og

– i situasjoner der videreformidling er nødvendig på grunn av en legitim interesse for Volvo Cars (for eksempel for å beskytte våre juridiske rettigheter, som beskrevet ovenfor). 

Når dine personopplysninger blir videreformidlet til tredjepart, eller mellom Volvo Cars-enheter, vil vi vurdere om videreformidlingen krever andre beskyttelsestiltak (for eksempel ved overføring av personopplysninger over landegrensene).

Databehandling på våre vegne

Vi begrenser tilgangen til dine personopplysninger til ansatte hos og leverandører til Volvo Cars som trenger å bruke denne informasjonen for å behandle den på våre vegne, og som er kontraktsbundet til å sørge for at opplysningene dine er sikre og konfidensielle. Vi har som mål å velge de databehandlingstjenestene som best ivaretar integriteten av dine personopplysninger i forhold til tredjepart.

Markedsføring

Vi vil ikke selge til eller utveksle dine personopplysninger med tredjepart dersom du ikke har gitt tillatelse til dette.

Vi vil ikke dele dine personopplysninger med tredjepart i markedsføringsøyemed, dersom vi ikke har fått din tillatelse. Hvis du har gitt tillatelse til dette, men ikke lenger ønsker å motta markedsføringsmateriale fra tredjepart, ber vi om at du kontakter vedkommende direkte.

Vi kan gi deg informasjon om nye produkter, tjenester, begivenheter eller lignende markedsføringsaktiviteter. Hvis du ønsker å si opp abonnementet på et bestemt nyhetsbrev eller lignende kommunikasjon, ber vi deg følge veiledningen i det aktuelle kommunikasjonsmaterialet. Du kan også bruke MyVolvo-kontoen til å velge bort spesifikke typer kommunikasjon fra Volvo Cars, og endre preferanser som er lagt inn tidligere.

Nettsteder og informasjonskapsler

Hvert Volvo Cars nettsted som er åpen for våre kunder, inneholder en netterklæring om personvern og informasjon om vår bruk av informasjonskapsler. For visse land finnes det også en nettprosedyre for å akseptere eller avvise informasjonskapsler. Vennligst se www.volvocars.no/intl/footer/Pages/cookies.aspx for mer informasjon om vår bruk av informasjonskapsler.

Vi oppfordrer deg til å lese gjennom og vurdere de aktuelle erklæringene og informasjonen når du besøker våre nettsteder.

Endringer

Volvo Cars forbeholder seg retten til å endre disse retningslinjene fra tid til annen. Datoen for siste modifisering er oppgitt på slutten av dette dokumentet. Hvis vi gjør endringer i våre retningslinjer og måten vi behandler dine personopplysninger på, vil vi komme med en oppdatert versjon av retningslinjene.