Artikkelversjon 2022.256.0

Personvernerklæring – Nettsalg av en Volvo-bil

Gjelder fra:

Publisert:

Dette dokumentet beskriver hvordan personopplysningene dine behandles når du bestiller en ny Volvo på nettet gjennom https://www.volvocars.com/no/ (heretter kalt "Bestilling").

Du finner nedenfor:

1. Hvem vi er

Den juridiske enheten som er ansvarlig for behandlingen av personopplysninger tilknyttet Bestillingen, er Care by Volvo Car Norway AS (selskapets org.nr. 921689101), et selskap som er registrert i Norge og med adresse Snarøyveien 32, 1364 Fornebu, en juridisk enhet innen Volvo Car Group (heretter kalt "vi", "vår" eller "oss").

2.Hvilke personopplysninger vi behandler, hvorfor og hvor lenge

Vi behandler personopplysningene som du leverer til oss, eller som vi har samlet inn på annen måte i forbindelse med bestillingen din, som ytterligere forklart nedenfor.

1. Ved innlegging av Bestillingen

Når du legger inn Bestillingen, vil vi behandle:

  • personnummer
  • fornavn og etternavn
  • adresse
  • kontaktinformasjoner (e-postadresse og telefonnummer).

Disse personopplysningene vil bli behandlet for å (i) bekrefte identiteten din, (ii) utføre en kontroll mot sanksjonslister (som ytterligere beskrevet i del 2 nedenfor), og (iii) kommunisere med deg i forbindelse med Bestillingen.

Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen av personopplysningene dine i forbindelse med (i) å bekrefte identiteten din og (ii) å utføre en kontroll mot sanksjonslister, er vår berettigede interesse i å vite hvem vi selger en bil til.

Det juridiske grunnlaget for behandlingen av personopplysningene i forbindelse med (iii) å kommunisere med deg i forbindelse med Bestillingen, er for å oppfylle våre avtalemessige forpliktelser og fullbyrde en salgskontrakt med deg.

Hvor lenge vi beholder dine personopplysninger?

Hvis du ikke fullfører trinnet hvor du betaler depositum, blir de ovennevnte personopplysningene lagret i tretti (30) dager etter at du sendte inn Bestillingen, slik at du kan fullføre Bestillingen og vi kan hjelpe deg i denne perioden.

Betaling av depositum

Hvis du velger å betale depositumet med kredittkort eller debetkort, vil dine personopplysninger bli samlet inn og behandlet av Stripe Payments Europe, Ltd ("Stripe"), et selskap stiftet under irsk lov. Stripe er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som behandles i forbindelse med kredittkort-eller debetkortbetalingen, og du kan se personvernerklæringen deres her.

2. Gjennomføring av en kontroll for å kjenne kunden gjennom sanksjonslister

Før vi godkjenner og bekrefter bestillingen du har sendt inn, utfører vi en kontroll mot sanksjonslisten pålagt av FN, EU og USA. I denne forbindelse vil vi behandle:

  • personnummer
  • fornavn og etternavn
  • adresse
  • en kopi av gyldig førerkort eller andre gyldig legitimasjon dersom det er nødvendig for å avslutte kontrollen mot sanksjonslistene.

Formålet med behandlingen er å utføre en skanning mot utvalgte sanksjonslister som er pålagt av FN, EU eller USA, for å forhindre svindel, hvitvasking og terrorfinansiering. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er vår legitime interesse i å vite hvem vi selger biler til.

Vi deler også personnummeret og for- og etternavnet ditt med Schufa Holding AG, et selskap som er stiftet under tysk lov ("Schufa"), for å utføre en kontroll mot utvalgte sanksjonslister. Schufa er behandlingsansvarlig for personopplysningene som selskapet behandler i forbindelse med at det utfører disse kontrollene, og du kan se Schufas personvernerklæring her.

Hvor lenge vi beholder dine personopplysninger?

Hvis vi ikke aksepterer Bestillingen din etter at vi har utført kontrollene som er beskrevet i punkt 2, må vi lagre dine personopplysninger i tjuefire (24) måneder etter at vi har avvist Bestillingen din, for å kunne avdekke eventuelle svindelforsøk.

3. Når Bestillingen er bekreftet

Når Bestillingen din er bekreftet av oss, vil vi behandle:

  • personnummer
  • fornavn og etternavn
  • kontaktinformasjoner (adresse, e-postadresse og telefonnummer)
  • Volvo-ID
  • Volvo-kundenummer
  • bilens identifikasjonsnummer (VIN) og bilens registreringsnummer
  • kontoopplysninger, hvis du har levert dem til oss i forbindelse med retur av bilen.

Formålet med behandlingen er å kunne (i) administrere din Bestilling, (ii) gi betalingsinstruksjoner, (iii) kommunisere i forbindelse med leveranse av bilen og administrere overleveringen av bilen, (iv) administrere registreringen av bilen i det nasjonale kjøretøyregisteret, (v) (hvis aktuelt) aktivere bilforsikringen som er inkludert i bilens pris og (vi) gjenkjenne deg som en returnerende kunde og dermed forbedre din brukeropplevelse og opplevelse av Volvo. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er å oppfylle Bestilling-/salgskontrakten med deg.

Vi vil også behandle de ovennevnte personopplysningene for å kunne meddele eventuelle tilbakekallinger til deg som gjelder bilen. Det juridiske grunnlaget for slik behandling er å overholde en juridisk forpliktelse.

Vi deler dine personopplysninger med følgende parter som skal administrere personopplysningene på vegne av våre behandlere. Disse partene er forpliktet under databehandlingsavtaler til ikke å bruke dine personopplysninger for noen andre formål enn å levere tjenester til oss, og de er forpliktet til å behandle informasjonen konfidensielt og på en sikker og korrekt måte.

  • Volvo Car Norway AS (og deres underleverandører) – finansielle tjenester, f.eks. fakturering og refusjoner.
  • Utnevnt(e) autorisert(e) Volvo-forhandler(e) (og deres underleverandører) – for (i) kommunikasjon og administrasjon i forbindelse med overlevering av bil, (ii) registrering av bilen i det nasjonale kjøretøyregisteret, (iii) (hvis aktuelt) aktivering av bilforsikringen, og (iv) administrasjon dersom bilen returneres.

Personopplysninger (som fødselsnummer, for- og etternavn, kontaktinformasjon og bilens chassisnummer) vil også bli delt med Statens Vegvesen for å registrere bilen i det nasjonale kjøretøyregisteret. Statens Vegvesen er behandlingsansvarlige for slike personopplysninger, og du kan se deres personvernerklæring her.

Vi deler også noen av personopplysningene dine (som personnummer, for- og etternavn, kontaktopplysninger samt bilens VIN- og registreringsnummer) med forsikringspartneren vår Volvia. Volvia er behandlingsansvarlige for de personopplysningene som behandles i forbindelse med forsikringen, og du kan lese personvernerklæringen deres her.

Hvis du velger å finansiere bilkjøpet via en finansiell partner, kan vi dele personopplysningene dine med en finansiell partner etter ditt valg, for å evaluere finansieringsdokumentene du sender til oss og sikre den kommende betalingen fra den finansielle partneren. I slike tilfeller vil den finansielle partneren være behandlingsansvarlige for personopplysningene som vi deler med dem.

Hvor lenge vi beholder dine personopplysninger?

Dine personopplysninger knyttet til kjøpet av bilen vil bli beholdt i fem (5) år fra datoen du sluttet å være den registrerte eieren eller føreren av en Volvo-bil, når den antas å bli kjent for oss, med mindre vi er juridisk forpliktet til å beholde informasjonene i en lengre tidsperiode.

4. Hvis du legger inn en Bestilling som bedriftskunde

Hvis du legger inn en Bestilling på vegne av et selskap (juridisk enhet), vil vi behandle:

  • fornavn og etternavn
  • kontaktinformasjoner (e-post og telefonnummer)
  • en kopi av gyldig førerkort eller annen gyldig legitimasjon for å kontrollere at du kan undertegne på vegne av selskapet og for å overlevere bilen.

Disse personopplysningene er samlet inn fra deg da du la inn Bestillingen på vegne av selskapet (den juridiske enheten) og vil bli behandlet for å (i) verifisere deg som en autorisert person til å signere på vegne av selskapet, (ii) administrere Bestillingen, (iii) levere betalingsinstruksjoner, (iv) kommunisere i forbindelse med leveringen av bilen og for å administrere overleveringen av bilen og (v) for å kommunisere med deg om kommende tjenester og/eller oppdateringer i forbindelse med tjenester som leveres til deg under Serviceprogrammet. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er å inngå og oppfylle Bestilling-/salgskontrakten.

Vi vil også behandle de ovennevnte personopplysningene for å kunne meddele eventuelle tilbakekallinger til deg som gjelder bilen. Det juridiske grunnlaget for slik behandling er å overholde en juridisk forpliktelse.

Vi deler dine personopplysninger med følgende parter som skal administrere personopplysningene på vegne av våre behandlere. Disse partene er forpliktet under databehandlingsavtaler til ikke å bruke dine personopplysninger for noen andre formål enn å levere tjenester til oss, og de er forpliktet til å behandle informasjonen konfidensielt og på en sikker og korrekt måte.

  • Volvo Car Norway AS (og deres underleverandører) – finansielle tjenester, f.eks. fakturering og eventuelle tilbakebetalinger.
  • Utnevnt(e) autorisert Volvo-forhandler(e) (og deres underleverandører) – (i) kommunikasjon og administrasjon i forbindelse med overlevering av bil, (ii) registrering av bilen i det nasjonale bilregisteret, (iii) administrasjon dersom bilen returneres.
  • Utnevnt(e) autorisert Volvo-reparatører(e) (og deres underleverandører) – gjennomføring av tjenester innenfor Serviceprogrammet.

Hvor lenge vi beholder dine personopplysninger?

Vi oppbevarer personopplysningene som du leverer til oss i forbindelse med selskapets kjøp av bil, inntil Serviceprogrammet er utløpt for å kunne kommunisere om biltjenestene. Men vi vil bare oppbevare personopplysningene så lenge du er selskapets utpekte kontaktpunkt, med mindre vi har en juridisk forpliktelse til å oppbevare personopplysningene i en lengre periode.

5. Tjenesteytelser under Volvos serviceprogram

Bilen din har et serviceprogram inkludert fra Volvo ("Serviceprogram"). I denne forbindelse behandler vi:

  • personnummer
  • fornavn og etternavn
  • kontaktinformasjoner (adresse, e-postadresse og telefonnummer)
  • Volvo-ID
  • Volvo-kundenummer
  • chassisnummer (VIN-nummer) ("VIN") og bilens registreringsnummer, samt
  • servicestatus for komponenter i bilen (denne typen informasjoner er knyttet til bilens VIN-nummer og kan derfor være knyttet til deg).

Formålet med behandlingen er (i) å kunne kommunisere med deg om forestående service og/eller oppdateringer knyttet til tjenester under Serviceprogrammet og (ii) kunne evaluere statusen på bilen basert på servicestatusen på bilens komponenter, og ved behov sette i gang vedlikeholdsprosedyrer. Vi vil også lagre vedlikeholdshistorikken til bilen for bedre å kunne planlegge bilens fremtidige vedlikeholdsplan. Det juridiske grunnlaget for denne behandlingen er å oppfylle kontrakten som gjelder Serviceprogrammet.

Vi deler dine personopplysninger med utnevnt(e) og autorisert(e) Volvo-reparatør(er) som behandler personopplysningene på våre vegne som en databehandler. Den utnevnte og autoriserte Volvo-reparatøren er forpliktet under databehandlingsavtale til ikke å bruke dine personopplysninger for noen andre formål enn å levere tjenester til oss under Serviceprogrammet, og de er forpliktet til å behandle informasjonen konfidensielt og på en sikker og korrekt måte.

Hvor lenge vi beholder dine personopplysninger?

Vi beholder dine personopplysninger i forbindelse med Volvos serviceprogram i fire (4) år fra datoen det ble utført service på bilen eller inntil garantien knyttet til bilen din er utløpt.

3. Hvem vi deler dine personopplysninger med

I tillegg til behandlerne som er oppført i del 2 ovenfor, vil vi dele dine personopplysninger med følgende tredjeparter som fungerer som våre databehandlere:

  • Volvo Car Corporation (og deres underbehandlere) – ytelse av tjenester, som f.eks. kundebehandling og planlegging av vedlikeholdsservice, nettsideplattformen og IT-systemer for forretningsstøtte og datalagring.
  • IT-leverandører (og deres underbehandlere) for levering av generelle bedriftsstøttesystemer og datalagring, som f.eks.:
    • Salesforce UK Limited (og deres underbehandlere) – CRM-system og datahosting
    • Adobe Systems Software Ireland Limited (og deres underbehandlere) – elektroniske signaturer og datahosting
    • SAP Svenska AB (og deres underbehandlere) – ERP-forretningssystem og datahosting
    • Fair Isaac Services Limited (og deres underbehandlere) – datahosting
  • Våre juridiske rådgivere og lignende profesjonelle konsulenter med formål å støtte, levere råd og representere oss i forbindelse med krav og/eller rettsforhandlinger.
  • Vi kan også utlevere dine personopplysninger dersom det kreves i lovverket eller på forespørsel fra offentlige myndigheter.

Vi har inngått en databehandlingsavtale med hver databehandler som er begrenset av kontrakten til kun å bruke personopplysningene dine til det formålet å yte tjenester for oss. Alle behandlere er forpliktet til å holde informasjonen konfidensiell og bare behandle personopplysninger i samsvar med databehandlingsavtalen som er inngått.

Personopplysningene dine kan overføres til land utenfor EU/EØS. I så fall baserer vi en slik overføring på de standard kontraktsvilkårene som er godkjent av EU-kommisjonen. Den generelle teksten som brukes i de standard kontraktsvilkårene finner du på en rekke ulike språk på EU-kommisjonens nettsted.

Ta gjerne kontakt med oss (som beskrevet i punkt 5 nedenfor) hvis du har spørsmål angående overføring av personopplysningene dine til land utenfor EU/EØS.

4. Dine rettigheter angående vår behandling av personopplysningene dine

Du har spesifikke lovfestede rettigheter gitt av General Data Protection Regulation (GDPR) vedrørende personopplysninger som vi behandler om deg. Du kan trekke tilbake samtykket eller protestere på vår behandling av dine opplysninger, få tilgang til opplysninger vi lagrer om deg, be om retting eller begrensing av opplysninger, be om at opplysningene overføres til annen enhet, be om at vi sletter dine opplysninger og du kan også sende inn klage til Datatilsynet.

I Volvo Cars - Personvernpolicy for behandling av personopplysninger om kunder kan du lese mer om dine rettigheter for databeskyttelse.

5. Kontaktinformasjon

Hvis du vil utøve dine rettigheter (i samsvar med del 4 ovenfor), ber vi om at du bruker nettskjemaet som er tilgjengelig her. Hvis du har andre spørsmål vedrørende saker som gjelder personvern, kan du kontakte oss på (informasjoner nedenfor):

Care by Volvo Car Norway AS

Postadresse: Postboks 540, 1327 Lysaker

E-postadresse: carebyvolvo-no@volvocars.com

6. Endringer i personvernerklæringen vår

Vi forbeholder oss retten til, etter eget skjønn, å endre vår personvernpraksis og oppdatere og gjøre endringer i denne personvernerklæringen når som helst. Derfor oppfordrer vi deg til å lese denne personvernerklæringen og vår Volvo Cars - Personvernpolicy for behandling av personopplysninger om kunder grundig og referere til disse løpende. Denne personvernerklæringen er gjeldende fra den datoen som fremgår nederst i dokumentet. Vi vil behandle personopplysningene dine i samsvar med den personvernerklæringen som gjelder på tidspunktet for innsamlingen av personopplysningene, med mindre vi har ditt samtykke til å behandle dem på annen måte.